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情報漏えいの事例など、情報セキュリティ意識を高めるブログ

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仕事のメールでうっかり送信を防ぐための3つの注意点

あ・・・送っちゃった(汗

仕事をしていれば、間違ってメールを送ってしまうことは多々あります。

例えば「再送」などといった題名でメールが2回送られてくること、ありませんか?

 

メールのミスはシンプルな間違いであれば良いものの、取り返しのつかないミスに繋がることもありえます。

ましてや重役が宛先に含まれる状況で、「メール程度でミスをする」などと思われたくないでしょう。

 

仕事メールでうっかり送信を避けるためにも、徹底しておきたい注意点があります。

うっかり送信メールでもっとも多いミスについて

仕事中に送るメールで、もっとも多いと想像されるのが「書き終わっていないメールの送付」でしょう。

文章が途中のままだったり、添付物がなかったり、チェックして校正途中の原稿を送付してしまったり。

 

次の3点を徹底することによって、これらのミスは防ぐことができます。

1.宛先やCc, Bccは最後の最後に入力する(重要)

シンプルかつもっとも重要な点です。

 

メールを新しく書く際に、ToやCc, Bccから入力を始める人は結構います。

画面上部から順に入力したくなるのが人情ですから。

 

対策ですが、本文から書き始めるだけでOKです。

本文から書き始めて、チェック、修正が終わってメールが完成したら初めて宛先・Cc/Bccを入力するのです。

 

そうすればメール途中なのになんらかのエラーで誤送信されたり、ショートカットを意図せず押して送信ということも防げます。

宛先がないのでメールが届きようがないのです。

 

またこの方法であれば、メールが書き終わっているので「本当に必要な相手のみをTo/Ccに入れる」厳選作業もできます。

仕事では無駄にCcの多いメールが飛び交うこともありますが、関係ない人のMH、無駄な情報公開、無用な混乱を消費・起こしかねず効率が落ちます。

 

宛先の厳選やCc/Bccの使い分けもこの際意識したいものです。

2.メールソフトでのショートカット機能をオフにする。

Lotus Notesなどのメールクライアントソフトでは、特定のショットカットキーの組み合わせでメールを送信することができます。

このショートカットは組み合わせによっては日本語と英語の変換(Alt + Tabの上ボタン)に近いことも多く、誤操作の原因となります。

 

実際問題メールを送信するのにショートカットを使う人は限られるでしょうから、切ってしまえばよいのです。

これで、自分が送信ボタンを押さない限りは誤操作で送られることは防げます。

 

1番を実践しようとしてもなかなか癖が抜けない方にオススメの方法です。

3.別のソフトで原稿を起こして、メール本文へコピペする

もっとも安全なやり方と言えるのがこの方法です。機密性の高い情報やミスが一切許されない状況においてはこの手法をとるべきでしょう。

具体的にはMicrosoft Wordなどの文書入力・校正ソフトで原稿を作成・チェックし完璧な状況になったらメール本文にコピペします。

 

その後、スタイルをあわせたり行間を調整し、添付をつけるという具合です。

1、2番と組み合わせれば、うっかりメール送信を確実に防ぐことができます。

まとめ

うっかりメールは起きますし、誰しも1回、2回程度であれば経験があることでしょう。

しかし何度も繰り返してしまうような方には、一度上記の手法を徹底してもらいたいもの。

 

特に1番なんかは何の手間もなく実行できて確実性が高い手順なので、もし既にそうしていなければ是非やってみてください。

 

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