infoMode

情報セキュリティからテクノロジー、お役立ち情報などを発信します。

エクセルでついやりがちな失敗。危険な落とし穴と対策

エクセルの利便性の裏側

業務上必須ともいえるほどのポジションを確立したMicrosoft Officeの一角エクセル。もはや計算を伴わない書類などもエクセルなどが使われるようになっています。

 

特に技術職やデータベースを扱う人間はエクセルを利用した計算・処理を行う機会も多いことと思います。

一方でエクセルには結構陥りやすい落とし穴が多いことでも有名です。

 

単純な計算すら違和感を覚えることもあるので、これらの事象について知っておくことでミスを減らせます。

 エクセル失敗1. 計算順序

例えば、4の2乗を-にしたいとしましょう。エクセル上で、-4^2と書いてしまうと・・・もれなく16として返してくれます。

いや、-(4^2)だろ!?と思われる方も居るかも知れません。が、エクセルではこういう計算になるのです。

 

スポンサーリンク

 

もう一つ。4^1/2と、4^2/4。どちらも2じゃないの?と思った方、実は違うんです。

 

これは、^1/2で平方根を取ってくれている・・・と勘違いしてしまう方も多いかも知れませんね。

実はそんなことはなくて、4^1/2は単純に4の1乗割る2で2、4^2/4は4の2乗割る4なんです。

結果、それぞれ2と4になります。

 

上の二つの例は、どちらも適切にかっこを使ってあげることで解決します。


エクセル上で乗算などを伴う長い式の計算を行う必要がある場合は、できるだけかっこを使って自分で計算順序を指定するようにしましょう。

 

特にe^やサインコサインなど注意したいところです。

エクセル失敗2. フィルターがらみの事故

フィルターがらみの事故はとても多く、膨大なデータが存在するエクセルが恐ろしい理由の一つとなっています。

2.1 フィルターしてるのに数行に渡ってコピペ

フィルターした後の行の並びは通常の並びとは違っています。(行番号を見ればバラバラのケースが多いでしょう)

フィルターした後、1行以上のデータをコピーして貼り付けてしまうと、コピペは行番号に基づき行われるので


フィルターしていない中間の列のデータを上書きしてしまうことになります。

 

もちろん、フィルターの結果行番号の順に並んでいる場合はこの限りではありません。

しかし、原則フィルターしているデータに2行以上のデータのコピペを行うことは避けるのが賢明です。

2.2 微妙にフィルター対象から漏れている

特に他者からもらったエクセルデータにありがちな事象ですが、全てフィルターしたと思っていても、データ列の下の方までスクロールするとフィルターしきれていないという状況です。

(フィルターにひっかかっていないデータが多数存在する。行番号が青くないことで判別可能)

 

フィルターを列単位で行っていれば問題ありませんが、範囲指定でフィルターしてしまった場合は問題です。

その後、データが追加されてもオリジナルのフィルター対象からは外れたままです。

 

基本的にフィルターをかける際は、列単位で選択してかけるようにしましょう。

フィルターボタンを押しただけ、というのは危険です。データの途中に空白行があると、そこでフィルターの範囲が途切れるため。

2.3 ”2より大きい数”でフィルターしたはずなのに、5や8などがフィルター結果に出てこない!

別に数の大小に意味はありませんが、これは結構恐ろしいです。

理由としては、データの形式が「数字」ではなく「文字列」になってしまっていることが挙げられます。

 

把握している問題箇所の数字のセルの左上に、緑色の三角コーナーみたいなものが出現しているはずです。

数字に変換してしまいましょう。

 

これは結構危険(リストアップ漏れ)かつ落としやすい点なので、特に他人から渡されたデータなどでは気をつけましょう。

エクセル失敗3. データ形式のミス

2.3でもありましたが、データ形式の失敗は結構多いです。

特に、数字とテキストはやりがちな例ですが、他にもこんな問題が。

日付がテキスト

こうなっちゃってるといろんなグラフなどに展開するのが大変なんですよね。
DATE関数とLEFT/RIGHT/MID関数を駆使してうまい事日付データに変換しましょう。

 

セルの入力値の前にコンマが入っていないのに、文字列

文字列を作る方法は二種類あり、入力値の前にコンマを入力するかセルをクリックして「テキスト」を選択するかです。

(関数もありますが割愛)

 

セルをクリックするというやり方を行ってしまうと、見分けが余計に苦しくなります。

分数を入力したら日付に変換されて激おこ

どちらかというと入力時点でイライラしてしまう話かもしれませんが、1/2などの数字をそのままセルに入れると大体日付に変換してくれやがります。

 

というわけで、データ形式を日付ではなく数字や分数にしておきましょう。地味に面倒です。

まとめ

そんなん当たり前だのクラッカーと胸を張って言える方はエクセルの扱いに自信を持ってください。
結構上記のようなミスを犯している方は居ます。

 

コミュニケーションと同じで、エクセルに対してもかっこを使ってできるだけわかりやすい計算順序を指示してあげること。

データの型に気をつけること。フィルターするときはデータを参照するだけに留めること。

 

これらに気をつけていれば上のようなちょんぼにひっかかることはないでしょう。

非常に便利なソフトですが、結構落とし穴があります。(他にもたくさん)

 

常にチェックを怠らないようにしましょう。 

スポンサーリンク